"roXtra hat bei uns eine lange Tradition – umso wertvoller war die jüngste Weiterentwicklung. Gemeinsam mit x-tention und den Projektpartnern Lohfert & Lohfert sowie ascendo konnten wir das System auf ein neues Niveau heben: standardisiert, validiert und zukunftsfähig. Ein echter Gewinn für alle Anwenderinnen und Anwender."

Thomas Treber
Stv. Leitung am Zentrum für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) und Abteilungsleiter Betriebswirtschaftliche Informationssysteme (BIS) des Universitätsklinikums Heidelberg

Projektübersicht

roXtra ist ein Dokumentenlenkungssystem, das zentrale Verwaltung, Versionierung, Freigabeprozesse und Audit-Trails ermöglicht. Am Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) war das System zwar seit Jahren etabliert, aber technisch veraltet, unzureichend gepatcht und häufig instabil. Der Bedarf nach einer validierten, leistungsfähigen und zukunftssicheren Lösung war groß. Mit der Ertüchtigung von roXtra wurde nun die Basis für eine effiziente und regelkonforme Dokumentenlenkung geschaffen – für alle Bereiche, Mitarbeitenden und Nutzergruppen.
 

Ausgangslage & Projektziel

Das UKHD zählt zu den führenden medizinischen Einrichtungen in Deutschland. Mit zahlreichen Kliniken, Instituten und über 16.000 Mitarbeitenden ist ein stabiles, effizientes und sicheres Dokumentenmanagement für das Klinikum entscheidend.

roXtra war über Jahre hinweg etabliert, stieß jedoch zunehmend an seine Grenzen: veraltete Technik, fehlende Updates, instabile Performance und steigende Anforderungen an Compliance und Validierung machten eine umfassende Modernisierung unvermeidbar.

Hier setzte x-tention 2022 gemeinsam mit den Partnern Lohfert & Lohfert AG und ascendo Professionals Consulting GmbH an – mit dem Ziel, roXtra grundlegend zu modernisieren und technisch zu ertüchtigen, validiert und nutzerfreundlich aufzustellen und für die Zukunft des gesamten Klinikums fit zu machen.
 

Strategie & Lösung

x-tention plante und steuerte die technische Umsetzung gemeinsam mit den Teams des ZDI am UKHD – die Migration auf aktuelle Server, die Einrichtung eines Testsystems, die Standardisierung der Clientsoftware sowie ein regelmäßiges Patch- und Update-Management. Gemeinsam wurden 150 Anforderungen aus 36 Bereichen spezifiziert und zusammen mit den Fachabteilungen umgesetzt sowie Workflows standardisiert und erfolgreich getestet.

Lohfert & Lohfert AG hatte die Projektleitung inne und führte das Projektmanagement durch, wozu auch das Controlling, die Sicherstellung der Zeit- und Ressourcenplanung sowie eine strukturierte Umsetzung gehörten. Die ascendo Professionals Consulting GmbH übernahm die Qualitätssicherung und Validierung gemäß regulatorischer Vorgaben.

Gleichzeitig wurde ein roXtra-Gremium aus Bereichsvertretern am UKHD etabliert, das zentrale Prozesse definierte und 23 Beschlüsse zur Nutzung von roXtra traf. Das Projektteam hat die verantwortlichen Mitarbeitenden des UKHD befähigt, die resultierenden Betriebsprozesse eigenständig wahrzunehmen. Alle aufkommenden Anforderungen, IT-Prozesse, Updates und Änderungen werden nun transparent dokumentiert und über ein Ticketsystem nachvollziehbar erfasst, so dass der Erhalt des validierten Zustands gesichert ist.

Begleitend entwickelte das UKHD-Team maßgeschneiderte Schulungen für Anwender und Bereichsadministratoren, die auch über das Projektende hinaus fortgeführt werden. So entstand eine ganzheitliche Lösung, die technische Stabilität, Compliance, effiziente Prozesse und geschulte Nutzer vereint.
 

Ergebnisse & Mehrwert

Gemeinsam mit x-tention, Lohfert & Lohfert sowie ascendo Professionals konnte roXtra technisch ertüchtigt, standardisiert und zukunftssicher gemacht werden. Heute nutzen 36 Bereiche am UKHD roXtra aktiv, 16.000 Mitarbeitende haben Zugriff auf alle öffentlichen Dokumente, 1.600 Mitarbeitende sind mit Bearbeitungsrechten hinterlegt, und rund 100 Nutzer können gleichzeitig stabil arbeiten. Durch die enge Zusammenarbeit der Partner wurde roXtra effizient aufgestellt, validiert und zu einer stabilen, zukunftsfähigen Lösung weiterentwickelt – ein echter Mehrwert für das gesamte Klinikum.