Personaleinsatzplanung

Komplexe Dinge einfach gestalten und den Inhalt verständlich aufbereiten

Das Dienstplan- und Zeitwirtschafts-Modul VIVENDI® PEP ist die Softwarelösung für den gezielten und kostenoptimierten Personaleinsatz. Die vielen komfortablen und flexiblen Funktionalitäten unterstützen die Planung und Umsetzung moderner Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung tarif- und arbeitsrechtlicher Anforderungen. Dank automatisierter und paralleler Zeitkontenführung gewinnen selbst die komplexesten Arbeitszeitmodelle an Transparenz und sind dabei immer anwenderfreundlich in der Handhabung. VIVENDI® PEP ist speziell auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt und für den Einsatz im komplexen arbeitsrechtlichen Umfeld des Gesundheits- und Sozialwesens konzipiert.

 

Dienstplanung: Bedarfsgerecht und mitarbeiterorientiert

  • Unterschiedliche Planungsebenen (z. B. Vorplan, Sollplan, Istplan)
  • Frei definierbare Planungszeiträume
  • Flexible Dienstplanlayouts
  • Möglichkeit für Zustimmung, Festlegung und Abschluss (auch pro Mitarbeiter/Tag)
  • Individuelle Dienstfolgen/Rahmenpläne pro Mitarbeiter
  • Wunschdiensterfassung
  • Mehrere Dienste pro Mitarbeiter/Tag abbildbar
  • Schnelländerungsfunktion
  • Tagübergreifende Dienstplanung möglich
  • Planungshilfe durch automatische Überprüfungsfunktion von sowohl gesetzlichen als auch individuellen Regeln
  • Qualitative, quantitative und uhrzeitgenaue Besetzungsprüfungen
  • Stellenplan mit Überblick über freie, besetzte und überbesetzte Stellen
  • Unterstützung bei der Vertretungssuche durch Anzeige freier und passender Mitarbeiter
  • Komfortable Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit direkter Dienstplan-Kopplung
  • Simulation von Was-wäre-wenn-Szenarien ohne Beeinflussung der Echtpläne

Stammdaten: Einfach erfassen - vielseitig nutzen

  • Digitale Personalakte mit intuitiver Erfassung
  • Import/Export via CSV-Datei
  • Übergreifende Stammdatenverwaltung für alle VIVENDI®-Module
  • Flexible Erfassung von Diensten, Dienstfolgen, Aufgaben, Sonderzeiten usw.
  • Beliebig viele Vertragsregelungen
  • Darstellung umfangreicher Strukturen von Bereichen
  • Integrierte Bewerberverwaltung
  • Stellenplan mit Überblick über freie, besetzte und überbesetzte Stellen zur optimalen Steuerung der Personalressourcen

 

VIVENDI® PEP — Grundfunktionen

Einfache Workflows — Papierlos — Vom Bewerber zum Mitarbeiter

Vom Dienstplan wird gefordert, dass er alle notwendigen Informationen enthält, Kosten und Zeit einspart, komplexe Arbeitszeitmodelle transparent darstellt und dabei einfach in der Handhabung ist. Genau hier liegt die Stärke von VIVENDI® PEP: Komplexe Dinge werden einfach und verständlich aufbereitet, automatisiert und übersichtlich und intelligent dargestellt. Der Dienstplaner plant einfach und wird vom System automatisch auf AZG/AZR-Limitationen oder Über- bzw. Unterplanung inklusive Mitarbeiterqualifikation hingewiesen. So geht Dienstplan heute.

Abrechnung

  • Gesetzeskonforme Abrechnung
  • Automatische Berechnung von Zuschlägen und Zulagen
  • Nachvollziehbare Buchungen (Überprüfbarkeit pro Arbeitstag)
  • Definierbare Durchrechnungszeiträume
  • Manuelle Korrekturmöglichkeit
  • Storno-Funktion

 

Rechteverwaltung

  • Hierarchische Mandanten-/Bereichsverwaltung
  • Möglichkeit zur Active-Directory-Verbindung
  • Frei konzipierbare Benutzer-/Rollenverwaltung
  • Detaillierte Rechtevergabe pro Benutzergruppe

    Schnittstellen

    • Entwicklung individueller/bidirektionaler Schnittstellen möglich

    Standard-Import/Export zu gängigen Systemen

    • Lohnbuchhaltung (z. B. BMD, SAP, LOGA, SAGE DPW usw.)
    • Schulverwaltung (u. a. SMSprofessional)
    • Personalstammdaten
    • Salden
    • Fehlzeiten
    • Kostenstellenzuordnung
    • Regelarbeitszeiten
    • Urlaubsansprüche
    • Beschäftigungsausmaße
    • Berufs-/Qualifikationszuordnung

     

    Statistik

    • Auswertung sämtlicher Stammdaten in Listenform
    • Ca. 100 Standardreports sind inkludiert (z. B. Ausfallstatistik, Einzelabrechnung usw.)
    • Export und Ausdruck aller Listen/Reports als Microsoft-Excel- oder PDF-Dateien
    • Flexibles Berichtswesen (mittels Report Designer)
    • Entwicklung individueller Reports auf Anfrage

        Sonstiges

        • Mehrbenutzerfähigkeit
        • Frei definierbare User Interfaces/Layouts
        • Terminplanung mit Erinnerungsfunktion
        • Detaillierte Änderungshistorie für optimale Nachvollziehbarkeit
        • Serienbrief- und Formulardruckfunktion durch direkte Microsoft-Word- und PDF-Ansteuerung
        • Kontextsensitive Online-Hilfe

           

          VIVENDI® PEP — Spezialfunktionen

          Weil es um Ihre wertvollste Ressource geht

          Self Service

          Vivendi-PEP-SelfService

          Der SelfService bietet Ihren Mitarbeitern per Webbrowser den ortsunabhängigen Zugriff auf deren persönliche VIVENDI® PEP-Daten. Jeder Mitarbeiter kann seine Dienste wie auch den Bereichsdienstplan für den Monat einsehen und ausdrucken, Stammdaten korrigieren, Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht sowie das Urlaubskonto ansehen und Urlaubsanträge stellen. Zudem ermöglicht der SelfService die Erfassung von Arbeitszeiten (freie Eingabe oder Stempelfunktion). Sämtliche Änderungen werden erst nach Genehmigung wirksam.

          Fortbildungsplaner

          Vivendi-PEP-Fortbildungsplaner

          Der Fortbildungsplaner ist das passende Modul für das umfassende Management aller Teilnehmer und Schulungsinformationen. Mit VIVENDI® PEP können Sie Fortbildungen zentral planen, ausführlich dokumentieren, verwalten und automatisch bei den teilnehmenden Mitarbeitern im Dienstplan eintragen. Schulungsunterlagen können durch die Verknüpfung mit dem zentralen Dokumentenmanagement direkt aus dem Fortbildungsplaner heraus gespeichert und Teilnahmebescheinigungen erzeugt werden (z. B. Word-Formulardruck).

           

          Dokumentenmanagement/Dateiablage

          Mit dem modulübergreifenden Dokumentenmanagement verwalten Sie beliebige Dateien mit Bezug zu Mitarbeitern, Bewerbungen, Fortbildungen oder Abteilungen in einer Datenbank. In der zentralen Dateiablage werden alle Dokumente automatisch gespeichert und dem entsprechenden Bereich zugeordnet. Die Ordnerstruktur, nach der Sie Ihre Dokumente organisieren, ist frei definierbar. Nicht nur Korrespondenzen, auch Auswertungen sowie Dienstpläne können in der zentralen Dateiablage gespeichert werden und sind jederzeit zugriffsbereit. Dank der Microsoft-Word und PDF-Anbindung können Vorlagen rasch erstellt, Formulare befüllt, Briefe im Seriendruck angelegt und automatisch gespeichert werden.

          Bewerberverwaltung

          Vom Eingang der Bewerbung über das Vorstellungsgespräch bis hin zur Einstellung können Sie alles über den Bewerber erfassen. Nach der Bewerbungsphase machen Sie per Mausklick einen Bewerber zum Mitarbeiter – eine erneute Dateneingabe entfällt. Mit dem Bewerbungsservice optimieren Sie diesen Prozess: Er ist Ihr Bindeglied zwischen Ihren webbasierten Personalvermittlungs-Plattformen und VIVENDI®. Erstellen Sie Stellenangebote. Verlinken Sie diese auf Jobbörsen. Laden Sie die eingegangenen Bewerbungen bequem herunter und übernehmen Sie sie direkt als Bewerber in VIVENDI® PEP.

           

          Zeiterfassung

          Durch die Zeiterfassung sind die Ist-Zeiten immer aktuell – ganz ohne manuelle Eingaben in den Dienstplan. Die Erfassung der Ist-Zeiten kann entweder im Dienstplan, mit VIVENDI® Mobil, über den SelfService oder mittels Zeiterfassungsterminals (z. B. von Kaba oder Data-fox) erfolgen. Die Mitarbeiter erfassen selbständig ihre Komm- und Gehzeiten inklusive Berücksichtigung von Pausen, Behördengängen oder Arztbesuchen. Die Zeiten erscheinen direkt im Dienstplan und können dort (gegebenenfalls korrigiert) in den Ist-Plan übernommen werden. Auch die Zeitenübernahme von mehreren Standorten in einen zentralen Dienstplan ist möglich.

           

           

          Ihre Vorteile

          • Ergonomische Oberfläche, einfaches Handling
          • Abbildung sämtlicher KVs, BVs und Besonderheiten
          • Hoher Automatisierungsgrad (Berücksichtigung AZG/AZR mit Hinweis, Über- bzw. Unterplanung nach Mitarbeiterqualifikation usw.)
          • Hohe Anbindbarkeit an andere Systeme (SAP, BMD usw.)
          • Intelligenter Austausch mit anderen VIVENDI®-Modulen (automatische Pflegebedarfsermittlung, Messenger, mobile AZ-Erfassung usw.)
          • Umfangreiche Auswerte- und Statistikmöglichkeiten
          • Mobil und plattformunabhängig (optimiert für Smartphone, Tablet, Laptop, PC)
          • Kompetente Betriebsführung (per Telefon-Hotline und E-Mail) mit Ticketsystem und kurzen Reaktionszeiten
          • Updatepolitik: Als Kunde haben Sie immer Anrecht auf die aktuellste Version (exklusive Dienstleistung für das Einspielen)
          • Monatliche Release-Zyklen durch agile Softwareentwicklung (in Deutschland)